Een evenement organiseren in Ronse

Wil je een evenement organiseren in Ronse? Leuk! De stad ondersteunt je graag.
Wel dien je vooraf de nodige aanvragen in te dienen. 

 


Algemene info i.v.m. het organiseren van evenementen

Wie een evenement organiseert op grondgebied Ronse is verplicht het college van burgemeester en schepenen daarvan op de hoogte te brengen. Pas na het ontvangen van deze goedkeuring kan het evenement verder in detail uitgewerkt worden.

Om het de organisator gemakkelijker te maken, heeft het stadsbestuur een ‘aanvraagformulier voor het organiseren van een evenement’ ontwikkeld waarop hij/zij alle relevante informatie kan invullen. Dit formulier bundelt in eerste instantie de belangrijkste gegevens die betrekking hebben op je activiteit zoals algemene contactgegevens, type evenement, het te verwachten aantal bezoekers enz…

Na ontvangst van het aanvraagformulier, gaan alle diensten aan de slag om voor jouw evenement het nodige te doen.

Wie vult dit formulier in?
Dit formulier moet ingevuld worden door de eindverantwoordelijke van het evenement. Deze persoon moet meerderjarig zijn en hij/zij treedt op als eerste aanspreekpunt bij vragen of problemen omtrent het evenement.

Wanneer vul je dit formulier in?
Vul dit formulier in vanaf de datum dat jouw evenement vastligt en dien het ten laatste 10 weken voor het evenement in. Hou er rekening mee, dat hoe later je dit formulier invult, hoe later je eventueel jouw toestemmingen krijgt.

Aan wie moet ik het aanmeldingsformulier bezorgen?
Mail dit formulier naar aanvraagevenementen@ronse.be met duidelijke vermelding: “aanvraagformulier evenement stad Ronse ”

terug naar boven

Te huren infrastructuur

Culturele infrastructuur

• Foyer van CC De Ververij, Wolvestraat 37, 9600 Ronse
Capaciteit Foyer: +/- 300 personen (500 m²)

• Concertruimte (trappen) van CC De Ververij, Wolvestraat 37, 9600 Ronse
Capaciteit concertruimte: 100 tot 200 personen (afhankelijk van opstelling)

• Vergaderzalen van CC De Ververij, Wolvestraat 37, 9600 Ronse
Capaciteit vergaderzaal 105 en 107: +/- 70 personen per zaal (+/- 60 m²)

• Concertzaal in CC De Ververij, Zuidstraat 19, 9600 Ronse
Capaciteit concertzaal: +/- 300 personen (270 m²)

• Tentoonstellingsruimtes in CC De Ververij Priesterstraat 13, 9600 Ronse 
Capaciteit expo zaal 2e verdieping: +/- 100 personen (180 m²)

• Vergaderruimten in CC De Ververij Priesterstraat 13, 9600 Ronse 
Capaciteit kleine vergaderruimte 2e verdieping: +/- 15 personen (30 m²) 
Capaciteit zolderruimte 3e verdieping: +/- 100 personen (180 m²)

• Vergaderruimten in CC De Ververij Priesterstraat 13, 9600 Ronse 
Capaciteit vergaderruimte gelijkvloers + kelder: +/- 50 personen (100 m²) 

Particulieren of tijdelijke verenigingen kunnen gebruik maken van deze stedelijke infrastructuur voor de organisatie van sociaal-culturele activiteiten. De stad wenst de stedelijke culturele infrastructuur vooral te laten gebruiken door het verenigingsleven en creatieve inwoners die culturele activiteiten wensen te organiseren.

Alles reservaties via CC De Ververij, Sophie De Potter, 055 23 27 95 of via Sophie.DePotter@ronse.be 

Het aanvraagformulier kan je hier downloaden:
- aanvraagformulier cultuurdienst_2016
- aanvraagformulier cultuurdienst_2017

 

Stadsfeestzaal infrastructuur (C.O.C.)

• De Stadsfeestzaal, Nieuwebrugstraat 2, 9600 Ronse
Capaciteit grote zaal: max. 720 personen
Capaciteit kleine zaal: max. 130 personen

Meer info: Janique Wittenberg, 055 23 27 17 of via COC@ronse.be

Het aanvraagformulier kan je hier downloaden:
- aanvraagformulier COC_2016
- aanvraagformulier COC_2017

 

Sportzone 't Rosco

Op de sportzone ’t Rosco, leuzesesteenweg 241, 9600 Ronse kan je terecht voor:
• Huren van de sporthal
• Huren van vergaderzaal 1: Capaciteit +/- 20 personen (60 m²)
• Huren vergaderzaal 2: Capaciteit +/- 20 personen (60 m²)
• Huren vergaderzaal 1 en 2 samen: Capaciteit +/- 40 personen (120 m²)

Losse aanvragen voor gebruik dienen gericht te worden aan de stedelijke sportdienst minimum 3 dagen op voorhand via een e-mail naar sport@ronse.be. De aanvrager dient steeds het aanvraagformulier mee te sturen met deze mail. Elke club duidt twee verantwoordelijken aan en geeft hun coördinaten door aan de sportdienst.

Het aanvraagformulier kan je hier downloaden:
- aanvraagformulier ’t Rosco_2016
- aanvraagformulier 't Rosco_2017

 

TIO3

In TIO3, Oscar Delghuststraat 60, 9600 Ronse kan je terecht voor zowel kleine als grote evenementen in design sfeer. TIO3 telt 9 verdiepingen en heeft verschillende ruimtes volledig uitgerust en met de allerlaatste audiovisuele apparatuur voor een geslaagd evenement. Het gebouw biedt plaats voor vergaderingen, congressen, seminaries, tentoonstellingen en workshops van 3 tot 350 deelnemers. Naast een Event Locatie kan je ook een Business Center in het gebouw terugvinden, de kantoren hebben verschillende oppervlaktes en kunnen modulair worden uitgebouwd.

Voor meer informatie kan je terecht bij:
Evenementen >> Indiana De Clercq // indiana.declercq@tio3.be // 0470 22 24 94
Kantoren >> Mieke Vandewiele // mieke.vandewiele@tio3.be // 055 21 80 07

Het aanvraagformulier kan je hier downloaden:
aanvraagformulier TIO3_2016
- aanvraagformulier TIO3_2017

 

Openbare ruimtes

Het centrum van Ronse kent heel wat pleinen die schreeuwen om activiteiten. Voor het gebruik van De Grote markt, Kleine markt, Guissetplein, De Stadstuin, De Bruul,… dien je een aanvraag in bij het stadsbestuur via het aanvraagformulier voor het organiseren van een evenement minstens 10 weken voor de aanvang van het evenement. Zo kunnen tijdig afspraken gemaakt worden rond veiligheid en kunnen de nodige vergunningen en toestemmingen aangevraagd worden.

terug naar boven

Materieel nodig?

Bij de uitleendienst van de Stad Ronse gelegen in de stedelijke werkplaats, Leuzesesteenweg 144, 9600 Ronse vind je materiaal voor feestelijkheden en allerlei zoals tafels, stoelen,...

Dit materiaal kan je aanvragen via het aanvraagformulier huur stadsmaterieel. De prijzen zijn eveneens in dit formulier terug te vinden. Foto’s kan je terug vinden in de foto bijlage.
Voor meer info gelieve contact op te nemen met Jasmine De Cock 055 33 74 06 of via Jasmine.decock@ronse.be.

Vergeet niet je aanvraag tijdig in te dienen!

Lees ook aandachtig de HUURVOORWAARDEN opgenomen in het aanvraagformulier huur stadsmaterieel.
Iedereen die gebruik maakt van de stedelijke uitleendienst verplicht er zich toe in ruil het stadsbestuur als sponsor te vermelden op al het promotiematerieel.

Het stadslogo moet tussen de sponsors geplaatst worden met daarboven de tekst ‘met logistieke steun van‘ en er onder ‘www.ronse.be’. Het logo en de tekst moet volgens de huisstijl worden weergegeven.
Het Logo kan via volgende link gedownload worden. “ Download Logo”

terug naar boven

Vrijwilligers op je activiteit?

Meer informatie kan je hier vinden.

terug naar boven

Sabam en billijke vergoeding

Meer informatie kan je hier vinden.

terug naar boven

Activiteiten met elektronisch versterkte muziek  

Meer informatie kan je hier vinden.

terug naar boven

Subsidies

Via de cultuurdienst kan je projectsubsidies aanvragen voor het organiseren van sociaal-culturele activiteiten.
• Meer info te verkrijgen bij Sophie De Potter, 055 23 27 95 of via Sophie.DePotter@ronse.be

Via de jeugddienst kan je ook projectsubsidies aanvragen voor projecten gericht op kinderen en/of jongeren.
• Meer info te verkrijgen bij Veerle Sanspeur, 055 23 94 24 of via Veerle.Sanspeur@ronse.be

Via de dienst Lokaal Sociaal Beleid & Diversiteit kan je ook projectsubsidies aanvragen voor projecten gericht op diversiteit.
• Meer info te verkrijgen bij Luc Balcaen, 055 23 28 51 of via Luc.Balcaen@ronse.be

terug naar boven

Publiciteit

Spandoeken -> publiciteitskubussen

Verenigingen en/of particulieren die een activiteit organiseren op grondgebied Ronse kunnen gratis een zijde in een publiciteitskubus huren.
Er zijn 5 publiciteitskubussen op grondgebied Ronse op volgende locaties:
- Grote Markt
- CC De Ververij
- Station
- Bibliotheek
- ’t Rosco

De spandoeken dienen zelf aangemaakt te worden, moeten steeds winddoorlatend zijn en moeten volgende afmetingen hebben: Breedte 1,48 m  X  Hoogte 2,14 m.
Alvorens deze spandoeken te laten aanmaken moet je eerst een aanvraag sturen via het “aanvraagformulier publiciteitskubus”  en dit mailen naar aanvraagevenementen@ronse.be
Meer info: Eric Vanderhauwaert, 055 23 27 28

Spandoeken -> publiciteitsframes

Verenigingen die een activiteit organiseren op grondgebied Ronse kunnen gratis een zijde in een publiciteitsframe huren.
Er zijn 2 publiciteitsframes op grondgebied Ronse op volgende locaties:
- Kruispunt Veemarkt - Elzelestraat
- Bibliotheek

De spandoeken dienen zelf aangemaakt te worden, moeten steeds winddoorlatend zijn en moeten volgende afmetingen hebben: Hoogte 2.00 m x Breedte 3.00 m of Breedte 2.00 m x Hoogte 3.00 m

Alvorens deze spandoeken te laten aanmaken moet je eerst een aanvraag sturen via het “aanvraagformulier publiciteitsframe”  en dit mailen naar aanvraagevenementen@ronse.be
Meer info: Eric Vanderhauwaert, 055 23 27 28

De stedelijke website

Verenigingen en/of particulieren die een activiteit organiseren kunnen deze ingeven op www.uitinvlaanderen.be.
Actualiteiten uit Ronse worden automatisch overgenomen op de website van de stad Ronse.
Meer info: Erwin Huyghe, 055 23 28 04 of via communicatie@ronse.be

terug naar boven

Nuttige info bij het organiseren van een fuif

Meer informatie kan je hier vinden.

terug naar boven

  

Afvaldraaiboek voor organiseren van een evenement  

Meer informatie kan je hier vinden.

terug naar boven

Kostprijs materieel bij schade/verlies

   
Wanneer je gebruik maakt van stadsmaterieel, kan je via de bijgevoegde tabel “kostprijs materiaal” meer te weten komen over het mogelijke bedrag dat op jouw waarborg kan ingehouden worden bij schade / verlies van stadsmaterieel.

terug naar boven

Aanvraagformulieren

Aanvraagformulier evenement_2017
Aanvraagformulier huur stadsmaterieel_2017
Aanvraagformulier publiciteitskubus_2017
Aanvraagformulier publiciteitsframe_2017
Aanvraagformulier huur zaal CC De Ververij_2017
Aanvraagformulier huur zaal COC_2017
Aanvraagformulier huur zaal TIO3_2017
Aanvraagformulier huur vergaderzaal 't Rosco_2017

terug naar boven

 

Laatste update 25 apr 2017

Evenementen

Eric Vanderhauwaert

Leuzesesteenweg 144
9600 Ronse
T: 055 33 74 04
E: evenementen@ronse.be

 

Webshop Ronse


Inschrijven voor sportkampen, speelpleinwerking Pagadders of Villa Creademie : klik hier.

 

Download