Traject kwaliteitsvolle dienstverlening

Eerste stappen naar de bouw van een vernieuwd "Administratief Centrum"

Maart 2017

De stad Ronse en het OCMW Ronse werken samen aan het project "Kwaliteitsvolle Dienstverlening". Met het oog op de integratie van het OCMW in de stad, ontbrak nog een essentiële schakel : één fysieke locatie waar alle diensten gehuisvest kunnen worden.

Een vernieuwd en toegankelijk Administratief Centrum moet vooral de klantgerichte werking ten goede komen. Het is de overtuiging van het bestuur dat een efficiënte en toekomstgerichte werking van alle diensten pas mogelijk wordt in een nieuwe infrastructuur waar de burger op een professionele en klantvriendelijke wijze bediend wordt. Vanzelfsprekend hoort daarbij het aspect duurzaamheid hoog op de agenda te staan.

Een dergelijk project slorpt middelen op. Bij aanvang van deze legislatuur was er onvoldoende financiële ruimte. Momenteel zijn wel de nodige middelen voorhanden voor de noodzakelijke investeringen om dit project op te starten.

Aankoop Peperstraat 5 (voormalige Prémaman) 

Om de gewenste ruimte te creëren, nam het College van Burgemeester en Schepenen de beslissing om het pand gelegen in de Peperstraat 5 (voormalige Prémaman naast het stadhuis) aan te kopen. Een budget van 260.000 € werd daarvoor vrijgemaakt. Deze gebouwen zullen worden gesloopt.

De bestuursploeg heeft de ambitie om op deze locatie op middellange termijn het nieuwe Administratieve Centrum uit te bouwen tot een waardig, gastvrij en modern stadhuis. Het is de bedoeling het mooie en authentieke protocollaire deel van het bestaande stadhuis te behouden en te verwerken in nieuwe plannen. De renovatie van de bestaande kantoren zal eveneens vervat worden in de opmaak van het nieuwe masterplan en zal het welzijn op het werk voor alle personeelsleden ten goede komen.

Het is de wens van het stadsbestuur om dit project te realiseren in harmonie met de reeds bestaande plannen voor de herwaardering van de Oude Vrijheid. Met deze stap wordt de integratie van stad en OCMW mogelijk gemaakt en krijgt ook de stadsvernieuwing, in het bijzonder in de Peperstraat, nog meer uitstraling.

  

Projectdoelstellingen :

Maart 2013

Met het traject "Kwaliteitsvolle Dienstverlening" willen het stadsbestuur en OCMW van Ronse de kwaliteit en de efficiëntie van hun dienstverlening structureel verbeteren. Hiervoor wordt een globale aanpak uitgewerkt waarin klantgericht en integraal werken centraal staan. Om dit doel te halen worden duurzame verbeteringen aangebracht inzake organisatiestructuur, productaanbod, werkprocessen, infrastructuur, personeelsbeleid en communicatie.  

1. Duidelijke visie op dienstverlening
Er wordt gewerkt aan een duidelijke en breed gedragen visie op de stedelijke dienstverlening. Deze visie vormt de basis van de verdere uitwerking van het project en stelt de stad Ronse in staat om tegemoet te komen aan de noden en verwachtingen van zowel klanten als medewerkers. Deze visie reflecteert zich in een aangepast organogram. Op basis van deze visie en in samenwerking wordt een concreet stappenplan uitgewerkt.

2. Optimaliseren van producten en processen
Het aanbod aan producten en diensten wordt in kaart gebracht en er wordt nagegaan hoe en via welke kanalen deze producten aangeboden worden. Kritische organisatieprocessen die voor verbetering vatbaar zijn worden opgespoord. In samenwerking met de betrokken diensten wordt nagegaan hoe deze vereenvoudigd en/of gedigitaliseerd kunnen worden. Centraal staat het streven naar een duurzaam en sterk kwaliteitsbeleid waarbij de werking permanent gemeten, geanalyseerd en bijgestuurd wordt.

3. Moderniseren van het stadhuis
De infrastructurele aanpassingen die noodzakelijk zijn om de visie op dienstverlening te realiseren worden uitgevoerd. Een stijlvolle publiekshal, een flexibele lokettenwerking en een sterk onthaal met snelbalie moeten een vlotte en aangename dienstverlening garanderen.
De werkruimtes worden aangepakt en kwaliteitsvolle ontmoetingsplekken voor het personeel stimuleren het onderling contact en verbeteren de communicatie. Medewerkers moeten trots op hun werkplek zijn.

4. Een sterkere en meer flexibele administratie
Het menselijk kapitaal binnen de stad Ronse wordt verder versterkt. Een organisatie kan zich pas ontwikkelen indien de kennis en vaardigheden van haar leden systematisch verbeterd worden. Hiertoe volgen medewerkers specifieke vormingstrajecten. Het doel : personeelsleden meer resultaatgericht beoordelen en bieden van flexibiliteit in de wijze waarop zij hun doelstellingen bereiken. In het kader van het project wordt tevens aandacht besteed aan veranderingsmanagement en coachend leiderschap.

5. Een continue en aangepaste communicatie
De interne en externe communicatie is van fundamenteel belang voor het goede verloop van het project. Vanuit een klantgerichte reflex probeert de stad Ronse burger zo goed mogelijk te informeren en te betrekken. Er is daarbij voldoende aandacht om alle medewerkers en bestuursleden van bij de start bij het project te betrekken.

Laatste update 20 maa 2017

Projecten

Julien Vandenhoucke

Grote Markt 12
9600 Ronse

T: 055 23 27 25
E: projecten@ronse.be